De Chinese zakelijke cultuur hecht waarde aan beleefdheid, hiërarchie en relaties, maar is niet zo mysterieus als stereotypen. Wat je moet weten is eigenlijk niet veel: respect voor anciënniteit, respect voor de gastheer, duw geen beslissingen in de eerste vergadering, leer een paar kleine details zodat Chinese collega's het gevoel hebben dat je je hebt voorbereid. De mensen van Chengdu zijn iets warmer dan die van Beijing en Shanghai, maar de basisregels gelden nog steeds.
De meest voorkomende fout van buitenlandse bezoekers is om de eerste vergadering als een besluitvormende vergadering te zien. In China is de eerste vergadering meestal bedoeld om vertrouwen op te bouwen. Thee drinken, praten over de vlucht, praten over het hotel, praten over het weer en gemeenschappelijke vrienden. De echte deal wordt vaak na de maaltijd besproken. Het contract op tafel duwen op de eerste dag lijkt erg naïef.
Tien praktische regels
- Visitekaartje: geef het met twee handen, ontvang het met twee handen. Na ontvangst, kijk er aandachtig naar, stop het niet meteen in je zak.
- Zitplaatsen: de positie tegenover de deur of het midden van de tafel is de belangrijkste gastheer; de gast zit op de positie tegenover hem. Wacht tot je een plaats krijgt toegewezen.
- Handdruk: stevig maar niet geforceerd; een klein knikje is genoeg. De Chinese zijde pauzeert vaak even voordat ze de hand uitsteekt.
- Spreken: laat de meest senior persoon van de Chinese zijde eerst spreken. Zachte toon, spreek niet direct in het openbaar tegen.
- Stilte: de Chinese onderhandelaar kan pauzeren, vul de leegte niet met nieuwe concessies.
- Gezicht: breng de andere partij nooit in verlegenheid in het openbaar. Kritiek moet privé en zacht zijn.
- Besluit: er moet intern over worden overlegd, "goed" zeggen aan tafel betekent niet dat het contract is ondertekend.
- Cadeau: matig, verpakt, niet te duur. Vermijd klokken, paraplu's, witte bloemen, omdat de homofoon ongelukkig is.
- Kleding: pak voor de eerste ontmoeting; nadat je elkaar kent, hoef je geen jas te dragen.
- Follow-up: gebruik dezelfde dag e-mail of WeChat om kort samen te vatten wat je hebt gehoord, niet wat je wilt.
Praktische Informatie
- Adres: eerste vergaderingen zijn meestal in de theesalon van de hotellobby, op de conferentie verdiepingen van kantoorgebouwen in de Financiële Stad en het Tianfu New District.
- Vervoer: kom 10 minuten te vroeg, het verkeer in Chengdu kan de reis op elk moment verdubbelen.
- Openingstijden: zakelijke vergaderingen zijn meestal 09:30-11:30 of 14:30-17:30, vermijd de lunchtijd.
- Per persoon: de theesalon in de lobby van een zakelijk hotel kost ongeveer 50 tot 120 yuan per persoon.
- Tips: installeer WeChat voor de vergadering en voeg de andere partij toe, de meeste Chinese leidinggevenden regelen hun werk ermee.
Tips voor Buitenlandse Ondernemers
Leer twee zinnen: dank je wel, prettige samenwerking. Gebruik ze met mate. Druk meer visitekaartjes, één kant Engels, één kant Chinees, bereid het dubbele aantal voor. Verwacht geen onmiddellijk antwoord, de pauze is beleefdheid, geen desinteresse. Beschouw Chinese collega's als langetermijnpartners, niet als een eenmalige transactie.
